Arbeitsorganisation

Unternehmen müssen auf schwankende Auftragseingänge flexibel reagieren können und die Arbeit entsprechend organisieren. Wünsche von Mitarbeitenden nach Zeitsouveränität und unterschiedlichen Arbeitspensen stellen zusätzliche Anforderungen an die Arbeitsorganisation. Erfolg versprechen Organisationsformen, die einerseits der konkreten betrieblichen Situation und anderseits den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden.

Die Arbeit gut zu organisieren, lohnt sich: Überstunden können vermieden, Ressourcen effizient eingesetzt, die Beschäftigten entlastet werden und der Stress wird reduziert. Als Folge verbessert sich auch die Möglichkeit, Berufs- und Privatleben zu vereinbaren. Solche flexiblen Arbeitsorganisationen verlangen ein aktiveres Management als herkömmliche Arbeitssysteme und sind ständig weiterzuentwickeln. Wichtig ist dabei eine gute Information und Kommunikation. Denn auch Mitarbeitende, die nicht anwesend sind, müssen zu den für sie und ihre Arbeit wichtigen Informationen kommen. Damit auf Unterlagen und Informationen von abwesenden Mitarbeitenden zugegriffen werden kann, sind organisatorische und technische Hilfsmittel zu prüfen wie zum Beispiel ein einheitliches Ablagesystem, Server, Intranet oder Netzwerkagenden.

 

Einsatzplanung

Mitarbeitende mit Betreuungspflichten sind darauf angewiesen, dass sie einige Zeit im Voraus wissen, wann sie arbeiten werden. Eine bedarfsgerechte Einsatz- und Ferienplanung trägt deshalb wesentlich zur Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben bei. Ein gut gesteuerter Personaleinsatz ist aber auch Voraussetzung dafür, dass ein Unternehmen rechtzeitig auf sich verändernde Marktgegebenheiten reagieren, das Personal optimal auslasten und Überstunden vermeiden kann.

Unternehmen können ihren Planungsaufwand reduzieren, indem sie den Teams die Möglichkeit geben, Arbeitsinhalte und Arbeitseinsätze im Rahmen von Vorgaben miteinander zu besprechen und eigenverantwortlich zu verteilen. Das fördert die Kommunikation im Team und die gegenseitige Unterstützung. Und es ermöglicht individuelle Lösungen während einer Familienphase wie zum Beispiel reduzierte Reisetätigkeit, weniger Abendtermine oder zeitliche Souveränität unter der Bedingung, dass vereinbarte Arbeitsergebnisse erzielt werden.

Stellvertretungen

Wenn in einem Team mehrere Personen über ein Arbeitsfeld Bescheid wissen, sind gegenseitige Vertretungen möglich, sollte jemand wegen eines familiären Notfalls nicht zur Arbeit kommen können. Klare Stellvertretungsregelungen sind in den meisten Fällen eine günstige Massnahme. In gewissen Bereichen ist die Übernahme einer Stellvertretung jedoch nur möglich, wenn sich eine zweite Person in ein komplexes Projekt einarbeitet. Das ist mit Kosten verbunden, bringt dem Unternehmen aber auch Vorteile: Es ist immer eine Ansprechperson für Vorgesetzte, Kundinnen und Kunden da; Beschäftigte mit vergleichbarer Qualifikation können flexibler eingesetzt werden; die Qualität der Leistungen in Teams, die Kommunikation und die Kooperation nehmen zu.

Mitarbeitende, die sich weiterqualifizieren, entwickeln übergreifende Kompetenzen und sichern ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Arbeitsmarkt. Die Übernahme von Stellvertretungen ist eine Massnahme zur Arbeitsbereicherung und Voraussetzung für eine funktionierende Job-Rotation.

Familienbezogener Urlaub

Je besser aufgestellt und eingespielt ein Team ist, desto einfacher sind Abwesenheiten wegen Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaubs zu organisieren. Vorgesetzte sollen rechtzeitig vor der Geburt mit der werdenden Mutter oder dem werdenden Vater über die Bedürfnisse und Möglichkeiten beider Seiten sprechen.

Neben den finanziellen Fragen sind dabei die Dauer des Urlaubs sowie Funktion und Tätigkeit nach dem Urlaub festzulegen. Ebenfalls vor Urlaubsbeginn sollte besprochen werden, ob und in welcher Form sich die oder der Mitarbeitende während des Urlaubs einen Informationsaustausch wünscht. Informationen über Aktuelles aus dem Betrieb können helfen, die Bindung ans Unternehmen auch während eines familienbedingten Urlaubs aufrechtzuerhalten. Mögliche Formen des Kontakthaltens sind Einladungen zu Mitarbeiterversammlungen, Teamausflügen oder Firmenfesten, ein Zugang zum Intranet von zu Hause aus, ein periodisches Telefongespräch oder ein Besuch.

Für junge Eltern ist es insbesondere in der Zeit des Wiedereinstiegs wichtig, dass sie die Kinderbetreuung auf verbindlich festgelegte Einsatzzeiten ausrichten können. Das hilft ihnen, die Pflege-, Betreuungs- und Hausarbeit zu organisieren und einzuspielen.

Für Unternehmen

  • Flexibel, aber nicht prekär. Ein Handbuch zur gleichstellungs-gerechten Gestaltung flexibler Arbeitsverhältnisse für Betriebe, Gewerkschaften, Gleichstellungsbeauftragte, Personalfachleute und PersonalvertreterInnen.
    Büro für die Gleichstellung von Frau und Mann der Stadt Zürich. Zürich (2002).
  • Flexibilisierung der Arbeit. Erfahrungen aus erfolgreichen schweizerischen Unternehmen.
    Graf Stefan, Henneberger Fred & Schmid Hans. Bern: Haupt (2000).

Für Arbeitnehmende

  • Flexibel arbeiten: Temporär, Teilzeit, Freelance. Was Sie über Ihre Rechte wissen müssen.
    Bräunlich Keller Irmtraud. Zürich: Beobachter Buchverlag (2007).
  • Arbeitszeit – flexibel und reduziert.
    Info-Schrift Nr. 7 des Schweizerischen Kaufmännischen Verband (2003).
  • InfoMutterschaft… um Mutterschaft und Erwerbsarbeit in Einklang zu bringen.
    Walder Pfyffer Anne & Wisler Albrecht Annette (2000). Online-Handbuch >> 
  • Mutterschaft und Arbeitsrecht.
    Für Fr. 18.- bestellbar beim Schweizerischen Kaufmännischen Verband